Kort antwoord: bankreconciliatie is de controle of de bankrekening in je boekhouding overeenkomt met het bankafschrift, mutatie voor mutatie én in saldo op dezelfde datum. Met een bankkoppeling en een betalingskenmerk gaat het meeste vanzelf. Tijd kost het bij verzamelbetalingen, omschrijvingen zonder factuurnummer en rekeningen waarvan je alleen een PDF hebt.
Wat is bankreconciliatie?
Bij bankreconciliatie controleer je drie dingen:
- elke mutatie op het bankafschrift is geboekt,
- elke geboekte betaling staat ook echt op de bank, en
- het saldo van de bankrekening in de boekhouding is gelijk aan het banksaldo op de reconciliatiedatum.
In Nederlandse boekhoudpakketten heet het dagelijkse werk vaak bankmutaties verwerken of afletteren: een betaling koppelen aan de openstaande factuur die ermee betaald wordt. Afletteren is dus een onderdeel van bankreconciliatie.
Bankreconciliatie stap voor stap
- Haal het afschrift op over de periode, met begin- en eindsaldo.
- Vergelijk het beginsaldo met de bankrekening in de boekhouding. Klopt dat niet, los dan eerst de vorige periode op.
- Letter de mutaties af: ontvangsten tegen verkoopfacturen, betalingen tegen inkoopfacturen, en de rest tegen de juiste grootboekrekening (bankkosten, rente, lonen, belastingen).
- Boek wat ontbreekt, zoals bankkosten en rente.
- Zoek de verschillen uit. Een mutatie zonder tegenboeking wordt opgehelderd, niet op een tussenrekening geparkeerd.
- Controleer het eindsaldo tegen de bankrekening in de boekhouding.
- Leg het vast, zodat de reconciliatie later te controleren is.
Doe het minstens maandelijks, en altijd vóór de btw-aangifte en de jaarafsluiting.
Wat een bankkoppeling oplost
De meeste Nederlandse boekhoudpakketten, zoals Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart en Twinfield, halen mutaties binnen via een bankkoppeling of een import van een MT940- of CAMT.053-bestand. Het pakket stelt daarna een koppeling met de openstaande post voor, op basis van bedrag, IBAN en betalingskenmerk of factuurnummer. Jij bevestigt het voorstel.
Een betalingskenmerk op je verkoopfacturen helpt het meest: betaalt de klant met het juiste kenmerk, dan weet het pakket welke factuur bedoeld is.
Waar het vastloopt
- Verzamelbetalingen. Een klant betaalt drie facturen met één overschrijving van € 1.742,80, zonder factuurnummers. Welke drie van de twaalf openstaande facturen tellen precies op tot dat bedrag?
- Omschrijvingen die niets zeggen, bijvoorbeeld een buitenlandse overboeking met alleen een referentienummer.
- Kosten en kleine verschillen, zoals een betaling die door transactiekosten een paar euro lager binnenkomt.
- Rekeningen zonder koppeling: valutarekeningen, buitenlandse rekeningen, creditcards en opgeheven rekeningen. Vaak heb je daar alleen een PDF-afschrift.
- Facturen die nog niet geboekt zijn. Een betaling kan niet worden afgeletterd tegen een factuur die nog niet in de boekhouding staat.
Bankreconciliatie met alleen een PDF-afschrift
Is er geen koppeling, dan zijn er drie wegen:
- Een gestructureerd bestand. Vraag de bank om het afschrift als MT940 of CAMT.053, als je pakket dat kan importeren.
- Overtypen. Werkt voor een paar regels, maar levert typefouten op voordat het afletteren zelfs begonnen is.
- AI die het afschrift leest. De software leest elke regel uit de PDF of scan (datum, bedrag, omschrijving en tegenpartij) en matcht de betalingen met openstaande facturen, ook als één betaling meerdere facturen dekt.
Welke weg je ook kiest, houd één regel aan: wat niet met zekerheid te matchen is, wordt gemarkeerd, en een mens keurt goed voordat er iets wordt afgeletterd.
Waar Invoreg past
Invoreg leest bankafschriften, ook PDF's en scans, en matcht elke betaling met de facturen die ermee betaald worden. Dat geldt ook voor verzamelbetalingen: de combinatie is al uitgerekend. Twijfelgevallen worden gemarkeerd met de meest waarschijnlijke kandidaten, en er wordt niets afgeletterd voordat iemand het goedkeurt.
De kant-en-klare koppeling met een boekhoudpakket is vandaag Zoho Books. Werken jij of je klanten met Exact Online, Moneybird, Twinfield of SnelStart, laat ons dan weten welk pakket. We maken het importbestand dat je pakket al accepteert, meestal binnen een paar dagen, of we bouwen een API-koppeling in één tot drie weken. Zie de koppelingenpagina voor de actuele lijst, of plan een demo en neem het afschrift van vorige maand mee.
Lees ook: e-facturatie in Nederland vanaf 2030 (Engels) en kan AI je bankreconciliatie doen? (Engels).