Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Unternehmen sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Für die Eingangsrechnungen heißt das: Die Buchhaltung bekommt in den nächsten Jahren eine Mischung aus XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Papier, und alles muss gelesen, geprüft und gebucht werden.
Dieser Artikel ist eine Übersicht und keine Steuerberatung. Maßgeblich sind UStG, UStDV und die BMF-Schreiben.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfang | Versand (inländische B2B-Umsätze) |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | E-Rechnung, Papier oder (mit Zustimmung) andere elektronische Rechnung |
| 2026 | Pflicht | wie 2025 |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Darunter noch andere Formate erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen Unternehmen |
Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen und Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Das BMF nennt vor allem:
- XRechnung: reine XML-Datei, für Menschen ohne Viewer nicht lesbar.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
Andere Formate sind möglich, wenn beide Seiten sich einigen und die Pflichtangaben auslesbar sind.
Wichtig: Eine per E-Mail verschickte PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. In der Übergangszeit bleibt sie mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Was das für Eingangsrechnungen bedeutet
1. Empfangen heißt nicht nur ein Postfach haben. Für den Empfang reicht zunächst eine E-Mail-Adresse. Aber eine XRechnung ist eine XML-Datei: Jemand oder etwas muss sie lesbar machen, prüfen und buchen.
2. Die Mischung bleibt für Jahre. Bis Ende 2027 dürfen viele Lieferanten noch PDF- oder Papierrechnungen schicken. Dazu kommen Rechnungen aus dem Ausland, für die die deutsche Pflicht nicht gilt, sowie Kleinbetragsrechnungen und Belege. Die Buchhaltung braucht einen Prozess für alle Formate, nicht nur für XML.
3. Bei ZUGFeRD zählt die XML. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen das sichtbare PDF und die eingebettete XML voneinander ab, sollte das auffallen, bevor gebucht wird.
4. Aufbewahrung im Originalformat. E-Rechnungen sind in ihrem ursprünglichen Format aufzubewahren, die XML also als XML. Ein Ausdruck oder eine Bilddatei reicht nicht.
Was Buchhaltung und Kanzleien jetzt tun sollten
- Eine Eingangsadresse festlegen, zum Beispiel rechnungen@, und sie allen Lieferanten mitteilen.
- Prüfen, ob die Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD einlesen und anzeigen kann, und bei Kanzleien für jeden Mandanten klären, wie die Belege zur Kanzlei kommen.
- Einen Prozess für den Rest behalten: PDFs, Scans und Auslandsrechnungen werden nicht verschwinden.
- Lieferanten fragen, ob sie schon jetzt E-Rechnungen schicken können. Strukturierte Daten sparen Erfassungszeit.
- 2027 im Blick haben: Wer selbst mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 hatte, muss ab 2027 auch E-Rechnungen ausstellen.
Wo Invoreg passt
Invoreg verarbeitet Eingangsrechnungen in jedem Format, das tatsächlich ankommt:
- XRechnung: Die XML wird direkt ausgelesen.
- ZUGFeRD: Invoreg liest die sichtbare Seite und die eingebettete XML und gleicht beide ab.
- PDF, Scan oder Handyfoto: Invoreg liest jede Position mit Steuersatz (19 %, 7 %, steuerfrei, Reverse Charge), schlägt die Kontierung vor und markiert Dubletten.
Die fertige Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware ist heute Zoho Books. Für DATEV, Lexware oder sevDesk erstellen wir auf Anfrage die Importdatei, die das System bereits akzeptiert, meist innerhalb weniger Tage, oder bauen eine API-Anbindung. Mehr dazu auf der Schnittstellen-Seite und der Länderseite Deutschland (Englisch). Oder buchen Sie eine Demo und bringen Sie zehn Ihrer Eingangsrechnungen mit.