Kort antwoord: reconciliatie is het aansluiten van twee bronnen die hetzelfde zouden moeten zeggen. Het bekendste voorbeeld: de bankrekening in je boekhouding tegenover het bankafschrift. Je vergelijkt ze, verklaart elk verschil en corrigeert wat fout is, tot het saldo op dezelfde datum klopt. Hetzelfde doe je met debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen, intercompany-posities en de btw.
Wat betekent reconciliatie?
Het woord komt van het Latijnse reconciliare, verzoenen. In de boekhouding breng je twee administraties met elkaar in overeenstemming. Reconciliëren (vaak gespeld als reconcilieren) is het werkwoord. In het Nederlands hoor je ook vaak aansluiten: "de bank sluit aan" betekent dat de reconciliatie klopt.
Een reconciliatie heeft altijd drie onderdelen:
- twee bronnen met een saldo op dezelfde datum, bijvoorbeeld grootboek en afschrift;
- een lijst verschillen, elk met een verklaring;
- een actie per verschil: boeken, corrigeren of bewust laten staan omdat het volgende periode vanzelf goed komt.
Welke soorten reconciliatie zijn er?
| Soort | Wat je aansluit | Typisch verschil |
|---|---|---|
| Bank | Grootboekrekening bank tegen het bankafschrift | Bankkosten niet geboekt, betaling onderweg |
| Debiteuren | Openstaande posten tegen het grootboek debiteuren, en eventueel tegen het saldo dat de klant zelf opgeeft | Ontvangst niet afgeletterd, creditnota vergeten |
| Crediteuren | Openstaande inkoopfacturen tegen het grootboek, en tegen het rekeningoverzicht van de leverancier | Factuur nog niet geboekt, dubbel geboekt |
| Tussenrekeningen en kruisposten | Rekeningen die op nul horen te staan, zoals kruisposten tussen twee bankrekeningen | Overboeking die maar aan één kant is geboekt |
| Intercompany | De vordering van bedrijf A op B tegen de schuld van B aan A | Factuur door A geboekt, door B nog niet |
| Btw-aansluiting | De btw-rekeningen in het grootboek tegen de ingediende aangifte | Factuur geboekt na indienen, verkeerde btw-code |
Bankreconciliatie is de basis, omdat de bank de enige bron is die je niet zelf bijhoudt. Hoe je die stap voor stap doet, lees je in bankreconciliatie: zo doe je het. Dat herhalen we hier niet.
Wat zijn bankmutaties?
Bankmutaties zijn de afzonderlijke regels op je bankafschrift: elke ontvangst en elke afschrijving, met datum, bedrag, omschrijving en tegenrekening (IBAN). Ze komen binnen via een bankkoppeling, een MT940- of CAMT.053-bestand, of als PDF.
Bankmutaties verwerken betekent dat je elke regel een plek geeft: een ontvangst afletteren tegen een verkoopfactuur, een betaling tegen een inkoopfactuur, en de rest op de juiste grootboekrekening (bankkosten, rente, lonen, belastingen). Pas als alle mutaties verwerkt zijn, kan de bankreconciliatie kloppen.
Een reconciliatie in de boekhouding: voorbeeld
Stel: op 31 oktober geeft het bankafschrift een saldo van € 13.106,85. De grootboekrekening Bank staat op € 12.318,35. Het verschil is € 788,50. Bij het doorlopen vind je drie posten.
| Post | Bedrag | Actie |
|---|---|---|
| Saldo grootboek Bank, 31-10 | € 12.318,35 | |
| + Ontvangst De Vries BV, factuur 2026-118, staat op de bank maar is niet geboekt | € 726,00 | Boeken en afletteren |
| − Bankkosten oktober, niet geboekt | € 18,50 | Boeken op bankkosten |
| Gecorrigeerd saldo grootboek | € 13.025,85 | |
| Saldo bankafschrift, 31-10 | € 13.106,85 | |
| − Betaling Drukkerij Jansen, op 31-10 geboekt, op 3-11 afgeschreven | € 81,00 | Onderweg: volgende maand controleren |
| Gecorrigeerd banksaldo | € 13.025,85 | |
| Verschil | € 0,00 | Reconciliatie klopt |
Let op het verschil tussen de twee soorten posten. De ontvangst en de bankkosten waren fouten in de boekhouding: die boek je. De betaling aan de drukkerij is een tijdsverschil: die komt in november vanzelf goed, maar je zet hem op je lijst zodat je het ook echt controleert.
Hoe vaak moet je reconciliëren?
- Bank: minstens maandelijks, bij voorkeur wekelijks, zodat verschillen niet opstapelen.
- Debiteuren en crediteuren: elke maand, vóór je aanmaningen verstuurt of betalingen klaarzet.
- Btw: bij elke aangifte, dus per maand of per kwartaal. Vind je achteraf een fout van maximaal € 1.000, dan neem je die volgens de Belastingdienst mee in je volgende aangifte. Is het meer, dan corrigeer je met een suppletie, binnen 8 weken nadat je de fout hebt ontdekt.
- Tussenrekeningen en intercompany: bij elke maand- en jaarafsluiting. Een tussenrekening die niet op nul staat, is een vraag die nog open ligt.
Bewaar de uitwerking. De Belastingdienst vraagt een controleerbare administratie en een bewaartermijn van 7 jaar, en een reconciliatie zonder vastlegging is achteraf niet te controleren.
Veelvoorkomende verschillen en hoe je ze oplost
- Tijdsverschillen. Betalingen onderweg, ontvangsten die een dag later binnenkomen. Laat staan, maar noteer ze.
- Niet geboekte posten. Bankkosten, rente, automatische incasso's. Boek ze, en maak een regel voor posten die elke maand terugkomen.
- Typefouten. Is het verschil deelbaar door 9, kijk dan naar omgedraaide cijfers: € 1.742,80 geboekt als € 1.724,80 geeft precies € 18,00 verschil.
- Dubbel geboekt. Dezelfde inkoopfactuur twee keer ingevoerd, bijvoorbeeld een keer als PDF uit de mail en een keer als scan. Zoek op bedrag en factuurnummer.
- Verzamelbetalingen. Eén betaling voor meerdere facturen, zonder factuurnummers. Zoek de combinatie die precies optelt, zie één betaling, meerdere facturen (Engels).
- Verkeerde rekening of btw-code. Het saldo klopt, maar een post staat op de verkeerde plek. Dat zie je vooral bij de btw-aansluiting.
De regel blijft: een verschil wordt verklaard, niet op een tussenrekening geparkeerd. Meer over het afletteren van lastige bankmutaties staat in bankreconciliatie.
Wat zijn de voordelen van reconciliatiesoftware?
Je boekhoudpakket doet met een bankkoppeling al veel: mutaties binnenhalen en voorstellen doen op basis van bedrag, IBAN en betalingskenmerk. Reconciliatiesoftware gaat verder op de punten waar dat vastloopt:
- Inlezen zonder overtypen, ook van PDF- en gescande afschriften.
- Combinaties vinden: welke drie van de twaalf openstaande facturen tellen op tot die ene betaling.
- Markeren in plaats van gokken: twijfelgevallen krijgen de meest waarschijnlijke kandidaten, en een mens beslist.
- Een spoor: per koppeling is terug te zien wie wat heeft goedgekeurd.
- Sneller afsluiten: minder handwerk aan het eind van de maand of het kwartaal.
Wat software niet doet: beoordelen of een verschil terecht is. Een betaling die € 3,50 te laag binnenkomt, vraagt nog steeds om een besluit.
Waar Invoreg past
Invoreg doet de bankreconciliatie: het leest bankafschriften, ook PDF's en scans, en matcht elke betaling met de facturen die ermee betaald worden, inclusief verzamelbetalingen waarvan de combinatie al is uitgerekend. Twijfelgevallen worden gemarkeerd, er wordt niets afgeletterd zonder goedkeuring, en gematchte facturen worden als betaald gemarkeerd in je boekhoudpakket. Debiteuren-, intercompany- en btw-aansluitingen doe je zelf, maar ze worden eenvoudiger als de bank al klopt.
Zie de pagina over bankreconciliatie (Engels), of probeer het op je eigen facturen: de eerste 20 facturen zijn gratis.