Kurze Antwort: Beim 3-Wege-Abgleich prüfen Sie vor der Zahlung drei Belege gegeneinander: die Bestellung (was Sie bestellt haben), den Wareneingang (was angekommen ist, belegt durch Lieferschein oder Wareneingangsbuchung) und die Rechnung (was der Lieferant berechnet). Bezahlt wird nur, wenn Menge und Preis je Position übereinstimmen, innerhalb der Toleranzen, die Sie festgelegt haben.
Die drei Belege
1. Bestellung. Der Einkauf bestellt bei einem Verpackungslieferanten 50 Rollen Stretchfolie zu 24,90 € netto, Bestellnummer 4500-0127. Die Bestellung legt Artikel, Menge, Preis und Konditionen fest.
2. Wareneingang. Das Lager zählt die Lieferung, gleicht sie mit dem Lieferschein ab und bucht den Wareneingang: 48 Rollen. Ohne Warenwirtschaft ist der unterschriebene Lieferschein der Nachweis.
3. Rechnung. Der Lieferant berechnet 50 Rollen zu 24,90 € und zusätzlich 35,00 € Fracht. Die Bestellnummer steht auf der Rechnung, dadurch lässt sie sich zuordnen.
So funktioniert der Abgleich
| Bestellung | Wareneingang | Rechnung | Ergebnis | |
|---|---|---|---|---|
| Menge | 50 | 48 | 50 | Abweichung: 2 Rollen nicht geliefert |
| Einzelpreis | 24,90 € | 24,90 € | in Ordnung | |
| Fracht | frei Haus | 35,00 € | Abweichung: nicht vereinbart | |
| Netto | 1.245,00 € | 1.280,00 € | Rechnung sperren | |
| USt. 19 % | 236,55 € | 243,20 € | ||
| Brutto | 1.481,55 € | 1.523,20 € |
Die Rechnung wird gesperrt, bis beide Punkte geklärt sind. Korrekt wären 48 Rollen ohne Fracht: 1.195,20 € netto, 1.422,29 € brutto. Den Fall in englischer Sprache, mit weiteren Varianten, finden Sie in unserem Beitrag Three-way matching explained (Englisch).
2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleich im Vergleich
| Verfahren | Verglichene Belege | Erkennt |
|---|---|---|
| 2-Wege-Abgleich | Bestellung und Rechnung | Preis oder Menge anders als bestellt |
| 3-Wege-Abgleich | Bestellung, Wareneingang, Rechnung | zusätzlich: berechnet, aber nicht geliefert |
| 4-Wege-Abgleich | Bestellung, Wareneingang, Qualitätsprüfung, Rechnung | zusätzlich: geliefert, aber mangelhaft |
Mehr Belege bedeuten mehr Kontrolle, aber auch mehr Aufwand. Sinnvoll ist eine Regel je Ausgabenart: 3-Wege-Abgleich für Lagerware und Material, 2-Wege-Abgleich für bestellte Leistungen ohne Wareneingang, und gar keinen Abgleich gegen Belege, wo es keine Bestellung gibt.
Toleranzen festlegen
Ohne Toleranzen sperrt jede Rundungsdifferenz die Zahlung. Übliche Regeln:
- Preistoleranz: zum Beispiel 1 bis 2 % je Position.
- Mengentoleranz: bei Schüttgut oder Meterware eine kleine Mehr- oder Mindermenge.
- Absolute Grenze: zum Beispiel höchstens 25 € je Rechnung, damit 2 % bei einer großen Position nicht zu viel durchlassen.
- Keine Toleranz für Positionen, die nicht bestellt wurden, wie die Fracht im Beispiel.
Legen Sie Toleranzen schriftlich fest und prüfen Sie einmal im Jahr, ob sie noch passen.
Typische Abweichungen und wie Sie sie lösen
- Mindermenge oder Teillieferung: Nur die gelieferte Menge zahlen, auf die Restlieferung warten oder eine Gutschrift bzw. korrigierte Rechnung anfordern.
- Preisabweichung: Prüfen, ob eine neue Preisliste gilt oder die Bestellung veraltet ist. Ist die Bestellung falsch, wird sie angepasst, sonst die Rechnung reklamiert.
- Nicht vereinbarte Zuschläge: Fracht, Energie- oder Mindermengenzuschlag gegen die Konditionen prüfen.
- Wareneingang fehlt: Oft ist die Ware da, aber nicht gebucht. Erst beim Lager nachfragen, dann reklamieren.
- Bestellnummer fehlt oder ist falsch: Die Rechnung lässt sich nicht automatisch zuordnen und landet in der manuellen Klärung.
- Doppelte Rechnung: Dieselbe Rechnung per E-Mail und per Post. Ein Dublettencheck gehört vor jeden Abgleich, siehe The quiet cost of duplicates (Englisch).
Wann ist der 3-Wege-Abgleich für kleine Unternehmen zu viel?
Der 3-Wege-Abgleich setzt Bestellungen und Wareneingangsbuchungen voraus. In vielen kleinen Unternehmen gibt es beides nur für einen Teil der Ausgaben. Miete, Telefon, Software, Energie, Beratung und Wartung kommen ohne Bestellung und ohne Lieferschein.
Dort ist die klassische Rechnungsprüfung die praktische Alternative:
- Sachliche Prüfung: Wurde die Leistung erbracht, in der berechneten Menge und wie vereinbart? Das bestätigt die Person, die die Leistung bestellt oder erhalten hat.
- Rechnerische Prüfung: Stimmen Einzelpreise, Summen, Steuersatz und Steuerbetrag?
- Formale Prüfung: Sind die Pflichtangaben vorhanden, damit der Vorsteuerabzug gesichert ist?
- Freigabe: Eine berechtigte Person gibt die Rechnung zur Zahlung frei, bei höheren Beträgen nach dem Vier-Augen-Prinzip, und die Freigabe wird dokumentiert.
Das deckt dieselben Risiken ab wie der Abgleich gegen Belege: nicht erhaltene Leistungen, falsche Preise und doppelte Zahlungen. Wie mehrstufige Freigaben aufgebaut werden können, zeigt unser Tutorial zu Freigaben für Eingangsrechnungen (Englisch).
Wie die E-Rechnung den Abgleich erleichtert
Bei einer PDF-Rechnung müssen Bestellnummer, Mengen und Preise erst ausgelesen werden, von Hand oder per Texterkennung. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD liefert dieselben Angaben als strukturierte Daten nach EN 16931, die sich laut E-Rechnung-Bund direkt in die verarbeitenden Systeme übernehmen lassen.
Für den Abgleich heißt das:
- Die Bestellreferenz hat ein eigenes Feld (BT-13). Die Bundesnetzagentur weist ihre Lieferanten zum Beispiel darauf hin, dass sie Rechnungen ohne die angegebene Bestellreferenz ablehnen kann.
- Menge und Einzelpreis stehen je Position als Daten in der Rechnung, nicht nur als Text auf einer Seite.
- Weniger Lesefehler: Abweichungen, die nur durch Abtippen entstanden sind, fallen weg.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 folgt die Pflicht zum Versand. Die Fristen und Formate fasst unser Beitrag zur E-Rechnung-Pflicht für Eingangsrechnungen zusammen. Bitten Sie Ihre Lieferanten schon jetzt, die Bestellnummer in jede Rechnung zu übernehmen.
Wo Invoreg passt
Invoreg führt keine Bestellungen und keine Wareneingänge und macht deshalb selbst keinen 3-Wege-Abgleich. Wenn Sie jede Rechnung gegen Bestellungen prüfen, ist eine Einkaufs- oder ERP-Lösung die bessere Wahl.
Invoreg übernimmt den Teil, auf dem jede Prüfung aufbaut: Es liest jede Eingangsrechnung Position für Position (Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz je Position, Summen), egal ob XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Scan, markiert Dubletten, leitet die Rechnung durch bis zu drei Freigabestufen und bucht sie erst nach Freigabe in Ihre Buchhaltungssoftware. Buchen Sie eine Demo und bringen Sie zehn Ihrer Eingangsrechnungen mit.